Tisztelt Felhasználónk!
Örömmel tapasztaljuk, hogy az online ügyfélszolgálatunkat egyre többen használják. Ennek következtében fény derült néhány apróbb hibára, amelyet a visszajelzések segítségével kijavítottunk. A hibabejelentéseket ezúton is köszönjük! Természetesen továbbra is várjuk a hibabejelentéseket, észrevételeket, mert így tovább fejleszthetjük rendszerünket, hogy jobb felhasználói élményt nyújtson.
Jelen írásunkban az albetét egyenlegekhez szeretnénk magyarázatot fűzni, azok jobb megértése érdekében.
Az elektronikus ügyfélszolgálat egyik legfontosabb szolgáltatása az albetétek egyenlegének lekérdezhetősége. A bejelentkezés után a személyes felhasználói nyitóoldalon megjelenik az albetét(ek) záróegyenlege. Az itt kimutatott egyenleg értelmezéséhez fontos tudni, hogy a rendszer automatikusan az egész társasházban utoljára lekönyvelt tulajdonosi befizetés dátumáig számítja ki az egyenleget, tehát addig a pontig, ameddig a könyvelésünk elkészült.
Ezt a dátumot úgy lehet megtudni, hogyha a menüben, vagy az albetét adatai mellett található “Egyenleg” gombra kattint. A megjelenő tételes egyenlegkimutatás záró dátuma a könyvelésünk készültségének aktuális állapotára áll be.
Az online ügyfélszolgálati rendszerünk az egyenlegek előállításához a könyvelési rendszerünkből tölti fel az adatokat. Habár ez a folyamat szoftveresen automatizált, maga a könyvelés nem az. A könyvelőnk papír alapú bankszámlakivonatok és postai job-ok alapján kézzel viszi fel a könyvelési rendszerbe az adatokat. Habár törekszünk arra, hogy a könyvelésünk a lehető legkevesebb lemaradásban legyen a mai naphoz képest, ennek a törekvésnek meg vannak a korlátai. Ahogy azt már korábban említettük a könyvelés papír alapú dokumentumok alapján készül, amelyet a számlavezető bank küld meg a közös képviselet részére. Két dokumentum típusból áll össze a befizetések könyvelése, az egyik a bankszámla kivonat, amelyen az átutalások és a bankfiókban megtörtént készpénzes befizetések jelennek meg, a másik az ún. postai “job”, amelyben a csekken megtörtént befizetésekről tájékoztatja a Magyar Posta a közös képviseletet. Mind a bank, mind a posta a papír alapú dokumentumokat napokkal az aktuális napot követően állítja elő, és ezek postázása is további napokba telik. Ezt követően a könyvelőnknek is szüksége van néhány napra az anyagok feldolgozására. Az előbbiek miatt a könyvelésünk alaphelyzetben legalább két héttel a mai nap mögött halad.
Ezt az időbeli távolságot más körülmények tovább növelhetik. Gyakori dolog az, hogy a könyvelési anyagok postázása közben valami probléma merül fel, ezért a közös képviselet nem kapja meg a várt bankszámla kivonatokat, és postai jobokat. Ezekről utólag írásban kell másolatot kérnünk, amely kérelmek feldolgozása a banknál, és a postánál is további időt vesz igénybe. Másik gyakori dolog, hogy kisebb banki forgalmú társasházainkban a bankköltségek csökkentése érdekében nem szoktunk napi bankszámlakivonatot kérni, hanem csak heti, illetve havi kivonatot. Utóbbi esetben a könyvelés állapota egy hónapig egy adott dátumon áll, majd az anyag lekönyvelése után hirtelen egy hónapot ugrik előre.
Habár az elektronikus ügyfélszolgálat egyenleg-lekérdező oldalán teljesen tetszőlegesen lehet beállítani az egyenleg kezdő és záró dátumát, így bármely időszakra lekérhető a kimutatás, a fentiek alapján kézenfekvő, hogy az albetétek egyenlege akkor mutat reális képet, ha addig az időpontig kérdezzük le az egyenleget, ameddig a könyvelés elkészült. Az ettől későbbi időpontra lekért egyenlegből hiányozni fognak az ezt követően megtörtént, de még le nem könyvelt befizetések.
Még egy tényező van, ami befolyásolhatja az egyenleg valósságát, és ez a tényező a havi fogyasztás-elszámolású társasházainkban okozhat problémát az értelmezésben. A könyvelési rendszerünkben, amíg még nem működött az online ügyfélszolgálatunk gyakorlat volt az, hogy a közös költséget, és az egyéb nem fogyasztás-jellegű díjakat a tárgyhónap első napjára írtuk elő, míg a fogyasztási díjakat a fizetési határidő napján jelenítettük meg. Emiatt, ha valaki 2012. február 1. előtti egyenleget kérdez le, és a dátumot a hónap első napja, és a fizetési határidő közé állítja, akkor a befizetendő kötelezettségek között csak a nem fogyasztás-jellegű díjak fognak megjelenni, így a befizetendők az adott hónapra nézve kevesebbnek fognak látszani, mint amit a havi kiközléskor elküldtünk.
A fenti probléma későbbi kiküszöbölése érdekében egy új gyakorlatot vezetünk be a könyvelési rendszerünkben. A nem fogyasztás-jellegű kötelezettségeket (közös költség, gázszolgáltatási alapdíj, hőveszteségi díj, stb.) is a fizetési határidő napján fogjuk megjeleníteni az egyenlegben, hasonlóan a fogyasztási díjakhoz. Emiatt amennyiben a felhasználók 2012. február 1. után a hónap első napja és a fizetési határidő közötti időpontban jelentkeznek be a rendszerbe akkor az adott hónap befizetési kötelezettségei egyáltalán nem fognak megjelenni az egyenlegben. Emiatt amennyiben a havi befizetendők közlését követően a tulajdonostárs rövid idővel befizeti a díjakat, és ezt a könyvelésünk lekönyveli, akkor ritkán előfordulhat, hogy valaki azt fogja látni, hogy túlfizetése van. Ez azonban a fizetési határidő dátumának elérésével megszűnik, hiszen ezen a napon megjelenik az összes befizetési kötelezettség előírása az egyenlegben, ami kialakult “túlfizetést” felhasználja.
Reméljük, hogy a fenti magyarázatunkkal segíteni tudtuk az egyenlegének helyes értelmezését!
